Conditions
générales

1. Généralités

1.1. Les présentes conditions générales définissent les modalités d'exécution des services proposés par Polygraphix Studio, incluant notamment la création de sites internet (vitrines et e-commerce), la production de contenus visuels (photos, vidéos), la création de capsules vidéo pour réseaux sociaux, l'optimisation de la présence en ligne (référencement naturel SEO, référencement local GEO, réseaux sociaux, fiches d'établissement comme Google Business Profile ou Bing Places), la configuration de services de messagerie (Google Workspace, Microsoft 365, messageries via hébergeur), la conception graphique (logos, chartes graphiques, plaquettes, supports imprimés), la gestion de campagnes publicitaires, la gestion et l'animation de réseaux sociaux, ainsi que la fourniture d'impressions via des prestataires tiers. Certaines prestations peuvent intégrer l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle (IA) pour l'optimisation des contenus, la génération de textes ou la structuration des données. Toute souscription à une offre ou commande de service implique l'acceptation sans réserve des présentes conditions.

2. Prestations fournies

2.1. Les services proposés incluent : la création et la gestion de sites internet (vitrines et e-commerce), l'optimisation SEO (technique, sémantique et locale), la maintenance technique, l'hébergement, la configuration des e-mails professionnels via Google Workspace ou Microsoft 365, la gestion de la fiche Google Business Profile ou Bing Places, la création de contenus visuels (photos, vidéos), la conception et la production de capsules vidéo pour réseaux sociaux, ainsi que la création ou l'optimisation de pages professionnelles sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, etc.). Dans le cadre du référencement, le prestataire peut intégrer, selon les besoins et les packs choisis, l'usage d'outils basés sur l'intelligence artificielle (IA) pour l'optimisation des contenus ou des balises SEO, ainsi que la mise en place de fichiers de données structurées (JSON-LD) afin d'améliorer la visibilité du site dans les moteurs de recherche.

2.2. Des prestations ponctuelles ou personnalisées (design sur mesure, développement de fonctionnalités spécifiques, création de supports imprimés, retouches photo, montage vidéo, capsules vidéo, gestion de réseaux sociaux, etc.) peuvent être réalisées sur demande et feront l'objet d'un devis spécifique.

2.3. Toute modification après validation finale, ou toute demande de correction supplémentaire non incluse dans le forfait initial, fera l’objet d’une facturation à l’heure selon le tarif en vigueur (85 €/h HTV A). Une seule série de corrections est incluse par phase de validation (design, contenu, développement). Les retours multiples ou successifs au-delà de cette série seront considérés comme des modifications hors périmètre.

2.4. Chaque pack inclut un nombre défini de widgets, de contenus intégrés, de pages web et d'adresses e-mail. Le périmètre précis des prestations incluses est systématiquement indiqué dans le devis accepté par le client, lequel fait foi en cas de litige.

2.5. Toute prestation non expressément mentionnée dans le devis est considérée comme non incluse.

2.6. Gestion technique et accès administrateur Sauf mention contraire au devis, le prestataire conserve la gestion exclusive de l'administration technique du site (accès back-office, hébergement, maintenance). Le client bénéficie d'un service clé en main géré intégralement par le prestataire. Toute demande d'accès administrateur devra faire l'objet d'une autorisation écrite et entraînera l'annulation des garanties (cf. section 5.3 et 6.3). 2.7 Le nom de domaine, l’hébergement, la configuration technique et les licences éventuelles sont gérés par le prestataire sauf mention contraire. Lorsque le domaine est enregistré au nom du prestataire, celui-ci reste propriétaire administratif du nom tant que le contrat est actif. En cas de transfert de propriété du nom de domaine ou d’un hébergement vers le client ou un prestataire tiers, des frais techniques forfaitaires de 350 € HTVA sont appliqués. Ces frais couvrent la procédure complète de déverrouillage du domaine, la génération et la transmission du code de transfert, la mise à jour des DNS, la vérification du bon fonctionnement post-migration (SSL, e-mails, redirections) ainsi que la perte de garantie liée à la gestion technique du domaine par le prestataire. À compter de la date effective du transfert, PolyGraphix Studio décline toute responsabilité en cas de dysfonctionnement, de perte de données, d’erreur DNS, de coupure de service ou de mauvaise configuration réalisée par le nouveau prestataire ou le client. Le transfert n’est effectué qu’après paiement intégral de ces frais et régularisation de toutes les factures en cours. 2.8 Développements spécifiques, automatisations et code généré automatiquement. Certaines prestations peuvent inclure la création ou l’intégration de scripts, automatisations ou morceaux de code (par exemple : connexions Make, Zapier, API, extraits de code personnalisés, ou code généré par des outils d’intelligence artificielle tels que ChatGPT, Copilot ou équivalents). Ces éléments sont fournis uniquement dans le cadre du projet global, pour répondre au cahier des charges validé par le client. Ces développements sont fournis “en l’état”, sans garantie de compatibilité, de pérennité ni d’absence totale d’erreur. Leur bon fonctionnement dépend notamment des mises à jour des systèmes tiers, des extensions, des thèmes, de l’hébergeur et des services connectés. En conséquence, PolyGraphix Studio ne saurait être tenue responsable d’un dysfonctionnement, bug, faille ou interruption de service lié directement ou indirectement à ces développements spécifiques ou à l’utilisation de code généré automatiquement, sauf si une prestation spécifique de test, validation, maintenance ou sécurisation a été formellement commandée et facturée. Toute adaptation, correction, évolution ou remise en service de ces éléments après la validation du projet initial fera l’objet d’une facturation complémentaire au tarif horaire en vigueur (85 €/h HTVA), sauf stipulation contraire dans le devis.

3. Commande et engagement

3.1. Toute commande est validée après paiement des frais de démarrage (2 mois d'abonnement pour les formules d'abonnement, ou selon modalités précisées au devis pour les projets sur mesure).

3.2. L'engagement est de 24 mois sauf mention contraire dans le devis.

3.3. Le client peut régler : Mensuellement (majoration de 15 %, engagement 24 mois) Le client peut choisir un règlement échelonné en plusieurs mensualités. Cette facilité de paiement constitue un avantage commercial et non un abonnement résiliable. La prestation étant livrée dès les premières semaines, l'ensemble des mensualités reste dû, y compris en cas de résiliation anticipée. Ce paiement échelonné n'est pas assimilable à un crédit au sens juridique du terme. Annuellement En une fois pour 24 mois

4. Délais de livraison

4.1. Délais indicatifs à partir de la validation des textes/designs et du paiement des frais de démarrage : Pack "Start" : 2 à 3 semaines Pack "Essentiel" : 3 à 4 semaines Projets e-commerce : 8 à 12 semaines selon complexité Sur mesure : indiqué sur le devis Les délais mentionnés sont donnés à titre indicatif et peuvent varier en fonction de la complexité technique rencontrée, de la disponibilité des éléments fournis par le client, ou de contraintes liées aux outils tiers utilisés.

4.2. Prestations photo et vidéo Sauf mention contraire dans le devis, les fichiers photo ou vidéo sont livrés dans un délai minimum de 15 jours ouvrables après la prestation, incluant le tri, la retouche et/ou le montage. En cas de demande urgente nécessitant une livraison plus rapide, un supplément pourra être appliqué.

4.3. Publications sur les réseaux sociaux Sauf mention contraire dans le devis, les publications prévues dans le cadre d'une prestation de gestion de réseaux sociaux sont livrées ou mises en ligne dans un délai minimum de 5 jours ouvrables après validation par le client des visuels, textes et éléments nécessaires. Tout retard dans la validation ou la transmission des éléments par le client décale d'autant la date de publication, sans que cela ne puisse engager la responsabilité de Polygraphix Studio. En cas de demande urgente nécessitant une création ou modification en délai réduit, un supplément pourra être appliqué.

4.4. Phase de tests obligatoire pour sites e-commerce Pour tout site comportant un système de paiement en ligne, une phase de tests d'au moins 2 semaines est obligatoire avant la mise en production. Durant cette période, le client devra valider le bon fonctionnement de toutes les fonctionnalités critiques (paiement, génération de tickets/factures, emails automatiques, gestion des stocks). À l'issue de cette période de 2 semaines, si le client n'a signalé aucun dysfonctionnement par écrit, le site sera considéré comme validé et apte à la mise en production. Tout lancement commercial avant validation écrite expresse ou expiration du délai de test sans signalement de bug se fait aux risques et périls exclusifs du client. 4.5 Les délais indiqués débutent à la réception complète des textes, images et validations du client. Chaque prestation inclut une phase de validation et une correction mineure avant mise en ligne. Les modifications demandées après validation ou hors du cadre initial seront facturées 85 €/h HTVA. Pour les sites e-commerce conçus dans un objectif de présentation de produits ou de gestion de points sans paiement en ligne, le module de commande est configuré pour ne pas effectuer de transactions financières. Si le client souhaite ultérieurement activer un système de paiement, l’intégration de passerelles (Stripe, PayPal, Mollie, etc.) fera l’objet d’un devis complémentaire, les licences ou abonnements de ces services restant à charge du client.

5. Propriété intellectuelle

5.1. Le prestataire conserve la propriété du code source et des outils développés.

5.2. Le droit d’utilisation du site est accordé au client uniquement pour l’exploitation de son activité professionnelle. Il n’autorise pas la reproduction, la revente, ni l’usage des éléments graphiques, textes ou codes sources sur d’autres supports sans autorisation écrite de PolyGraphix Studio. Toute reproduction partielle ou totale sans autorisation écrite constitue une violation du Code de la propriété intellectuelle.

5.3. Toute tentative de modification du code source ou transfert sans autorisation écrite constitue une violation du contrat et entraîne l'annulation de toute garantie. 5.4 Le code source, la structure, les modules et scripts créés par PolyGraphix Studio demeurent sa propriété intellectuelle exclusive. Le client bénéficie d’un droit d’usage non exclusif et non transférable pour la durée du contrat. Toute cession complète des droits devra faire l’objet d’une convention distincte et d’un paiement additionnel.

6. Responsabilité et limitations

6.1. Le client est responsable du contenu publié, qu'il soit destiné à un site internet, à des supports imprimés, à des publications sur les réseaux sociaux, ou à tout autre support fourni par le prestataire.

6.2. Le prestataire n'est pas responsable des interruptions, pertes de données, défaillances tierces (Google, hébergeur, imprimeur, plateforme de réseaux sociaux…), erreurs de programmation ou piratage.

6.3. En cas d'accès au code source par le client, toute garantie est annulée.

6.4. Le client est seul responsable des contenus (textes, images, vidéos, logos, musiques, fichiers, etc.) qu'il transmet au prestataire pour intégration ou utilisation dans le cadre des prestations (site internet, supports imprimés, réseaux sociaux, photos, vidéos, etc.). Il garantit en détenir les droits ou les autorisations nécessaires. Le prestataire décline toute responsabilité en cas d'infraction liée aux contenus fournis par le client, notamment en cas d'atteinte au droit d'auteur, au droit à l'image ou à la législation en vigueur. En cas de litige ou de plainte de tiers, le client s'engage à indemniser le prestataire pour tout dommage ou frais encourus. Le prestataire agit exclusivement comme intégrateur technique ou réalisateur de contenus, et ne saurait être considéré comme éditeur ou diffuseur.

6.5. Le prestataire ne saurait être tenu responsable des conséquences liées à une mauvaise configuration ou mauvaise utilisation des services par le client, notamment en cas de suppression involontaire de données, d'interventions techniques non validées, ou d'utilisation non conforme des fichiers photo, vidéo ou graphiques remis.

6.6. Le prestataire se réserve le droit de suspendre temporairement les services pour maintenance, mise à jour ou toute raison technique ou organisationnelle, sans que cela ne donne droit à indemnisation.

6.7. Le client reconnaît que l'ensemble des prestations réalisées repose sur les informations fournies par ses soins. En cas d'informations erronées ou incomplètes, le prestataire ne pourra être tenu pour responsable des conséquences éventuelles.

6.8. En cas d'infraction grave aux présentes conditions, ou d'utilisation illicite du site ou des contenus fournis, le prestataire se réserve le droit de résilier les services sans préavis ni remboursement.

6.9. Le prestataire n'est en aucun cas responsable des performances commerciales, du positionnement sur les moteurs de recherche, ou de la rentabilité des actions mises en place via le site, les réseaux sociaux, les campagnes publicitaires ou tout autre support de communication fourni.

6.10. Limitation de responsabilité - Plugins, services tiers et complexité technique Le site utilise des plugins, extensions et services tiers (tels que Event Tickets Plus, WooCommerce, Stripe, PayPal, Hostinger, Google Workspace, Microsoft 365, etc.) édités par des sociétés tierces indépendantes. Le prestataire s'engage à sélectionner des outils reconnus, maintenus et fiables, mais ne peut être tenu responsable : Des bugs, dysfonctionnements, erreurs ou limitations provenant de ces plugins ou services Des modifications, mises à jour, changements de politique ou abandons de ces outils par leurs éditeurs Des incompatibilités survenant après des mises à jour tierces Des interruptions de service, pannes ou problèmes de performance liés à ces plateformes Des changements tarifaires imposés par les éditeurs de ces solutions En cas de dysfonctionnement majeur d'un plugin ou service tiers compromettant gravement le fonctionnement du site, le prestataire s'engage à rechercher une solution alternative dans un délai raisonnable. Si cette solution nécessite un développement important, un devis complémentaire pourra être établi. Complexité technique imprévue : Si, au cours de la réalisation, le prestataire constate que la complexité technique du projet dépasse significativement le périmètre initialement défini, rend la réalisation techniquement impossible avec les outils prévus, ou économiquement non viable : Le prestataire informera le client par écrit dans les plus brefs délais Un nouveau devis pourra être proposé avec les ajustements nécessaires (changement d'outils, développement custom, simplification fonctionnelle) En cas de refus du client, le contrat pourra être résilié moyennant remboursement au prorata des prestations non réalisées, déduction faite des frais déjà engagés (licences achetées, temps passé, développements en cours) Les acomptes versés restent acquis pour les prestations déjà effectuées. Le prestataire se réserve le droit de sous-traiter certaines parties techniques complexes à des développeurs ou prestataires spécialisés, sans surcoût pour le client sauf mention contraire.

6.11. Sécurité des systèmes de paiement en ligne et cyber-risques Pour les sites comportant des fonctionnalités de paiement en ligne (e-commerce, billetterie, réservations) : Le prestataire met en œuvre les meilleures pratiques de sécurité reconnues pour la protection des données et des transactions en ligne : Certificat SSL/HTTPS obligatoire Mises à jour régulières de WordPress, plugins et thèmes Utilisation exclusive de solutions de paiement tierces certifiées PCI-DSS (Stripe, PayPal, etc.) Sauvegardes quotidiennes automatiques Conformité RGPD pour la gestion des données personnelles IMPORTANT - Traitement des données bancaires : Les données bancaires (numéros de carte, coordonnées de paiement) ne transitent ni ne sont stockées sur les serveurs gérés par le prestataire. Elles sont traitées directement et exclusivement par les plateformes de paiement tierces certifiées (Stripe, PayPal, etc.) selon les normes PCI-DSS. En cas de faille de sécurité sur ces plateformes de paiement tierces, la responsabilité incombe exclusivement à ces dernières. Le prestataire ne peut être tenu responsable de dysfonctionnements, piratages ou violations de données survenant au niveau de ces prestataires de paiement. Obligation de moyens : Le prestataire attire l'attention du client sur le fait qu'aucun système informatique connecté à internet n'est totalement inviolable. Malgré toutes les mesures de sécurité mises en place, un risque résiduel existe toujours. Le prestataire s'engage à une obligation de moyens et non de résultat concernant la sécurité. En cas d'incident de sécurité survenant malgré le respect de toutes les obligations de sécurité ci-dessus, la responsabilité financière du prestataire est limitée au montant total des sommes effectivement perçues pour la création du site au cours des 12 derniers mois précédant l'incident. Le client reconnaît être informé des risques inhérents à tout site web exposé sur internet et accepte ces risques en signant le devis. Obligations du client : Le client s'engage à : Choisir des mots de passe robustes pour tous ses accès (administration site, hébergement, comptes Stripe/PayPal, emails) Ne pas partager ses identifiants d'accès Informer immédiatement le prestataire de toute activité suspecte détectée Maintenir la confidentialité absolue de ses accès administratifs Sécuriser son compte Stripe/PayPal selon les recommandations de ces plateformes Assurance : Le prestataire dispose d'une assurance Responsabilité Civile Professionnelle. Les détails de couverture peuvent être communiqués sur demande.

6.12. Sites e-commerce et vente en ligne - Responsabilités Pour les sites comportant une fonctionnalité de vente en ligne (billetterie, réservations, boutique) : Le prestataire met en place les outils techniques nécessaires (système de paiement, panier, gestion des stocks, génération de tickets/QR codes, emails de confirmation, factures) mais n'intervient pas dans la relation commerciale entre le client et ses propres clients finaux (acheteurs, visiteurs, participants). Le client reste seul responsable : De la conformité de son activité commerciale à la législation belge et européenne De la rédaction de ses propres Conditions Générales de Vente (CGV) destinées aux acheteurs finaux De la rédaction de sa politique de remboursement, d'annulation et de rétractation Des litiges, réclamations, remboursements, annulations et SA V avec ses clients finaux Du respect du droit de rétractation de 14 jours ou de son exclusion légale pour certains services (ex: événements à date fixe, billets de spectacles, prestations à échéance déterminée - selon l'article VI.53 du Code de droit économique belge) De la gestion des données personnelles de ses acheteurs en tant que responsable de traitement au sens du RGPD De la conformité aux réglementations spécifiques à son secteur d'activité (événementiel, spectacles, tourisme, restauration, etc.) Des autorisations éventuellement nécessaires pour l'organisation d'événements publics Du paiement des taxes, TV A et charges sociales liées à son activité Le prestataire décline toute responsabilité en cas de : Litige entre le client et ses acheteurs finaux Non-respect des obligations légales du client (CGV absentes, non-conformes, droit de rétractation non respecté) Réclamations liées aux produits, services ou événements vendus Annulation d'événements ou impossibilité d'honorer les ventes Non-paiement ou impayés des acheteurs finaux Fraude à la carte bancaire ou litiges avec les acheteurs Pages légales fournies : Le prestataire fournit les pages légales techniques standards (mentions légales du site, politique de confidentialité RGPD, gestion des cookies) mais ne garantit pas leur conformité juridique exhaustive à toutes les situations spécifiques du client. Le client est vivement invité à les faire vérifier et adapter par un conseiller juridique avant la mise en ligne du site. Le prestataire ne rédige pas les CGV commerciales du client destinées aux acheteurs finaux. Cette rédaction reste à la charge exclusive du client ou de son conseil juridique. 6.13 PolyGraphix Studio met en œuvre des sauvegardes régulières pendant la période de maintenance active. Au-delà de la période couverte, la responsabilité de la sauvegarde et de la conservation des fichiers incombe au client. En cas de perte de données après expiration du contrat de maintenance, aucune récupération ne pourra être garantie sans devis spécifique. Les sauvegardes sont définitivement supprimées au-delà de 30 jours après la fin du contrat de maintenance, sans possibilité de récupération.

7. Gestion des e-mails professionnels (Google, Microsoft, Hostinger, etc.)

7.1. Le prestataire propose la configuration des services de messagerie professionnelle via les plateformes Google Workspace, Microsoft 365 ou les messageries proposées par des hébergeurs comme Hostinger. Cela comprend la configuration initiale, la propagation DNS, la mise en place des protocoles de sécurité (SPF, DKIM, DMARC), ainsi que les tests de bon fonctionnement.

7.2. En cas de non-paiement ou de résiliation du contrat par le fournisseur (Google, Microsoft ou autre), les comptes e-mail peuvent être suspendus ou supprimés. Le prestataire décline toute responsabilité à ce titre.

7.3. Le client est responsable de la gestion des comptes utilisateurs, des mots de passe, des sauvegardes éventuelles, de la sécurité des accès, ainsi que du respect de la législation en vigueur dans l'utilisation de ses services e-mail.

7.4. Le prestataire ne peut être tenu responsable des pannes, pertes de données, problèmes de synchronisation ou tout dysfonctionnement lié aux plateformes Google Workspace, Microsoft 365 ou à toute autre interface tierce.

7.5. Toute demande d'assistance technique (ajout d'un compte, modification d'un DNS, dépannage, migration, récupération de données…) effectuée après la livraison initiale fera l'objet d'un devis complémentaire, sauf mention contraire dans le contrat initial.

7.6. Le bon fonctionnement des adresses e-mail est conditionné à celui du nom de domaine utilisé. Toute interruption ou expiration du domaine entraînera automatiquement la suspension des services e-mail associés.

8. Gestion, présence en ligne et contenus visuels professionnels

8.1. Création et optimisation SEO de la fiche Google Business Profile, incluant la configuration initiale, la saisie des informations essentielles (coordonnées, horaires, services, etc.) et l'intégration d'éléments visuels fournis par le client.

8.2. Le forfait comprend trois mises à jour horaires par an, la gestion de quinze réponses à des avis clients par mois, ainsi qu'un post SEO optimisé par an.

8.3. Toute intervention supplémentaire (modification hors quota, publication de posts, gestion d'avis en volume, ajout de nouvelles sections ou suivi statistique avancé) fera l'objet d'une facturation complémentaire selon le tarif en vigueur.

8.4. Le client reste responsable du contenu des avis et commentaires publiés sur sa fiche. Le prestataire se réserve le droit de refuser de répondre à tout avis contenant des propos diffamatoires, violents ou illégaux.

8.5. L'accès à la fiche Google Business Profile est conditionné à la validation de Google et à la propriété ou gestion vérifiée du lieu par le client. Le prestataire ne peut garantir l'acceptation, la validation ni la durée de publication des informations par Google.

8.6. Polygraphix Studio propose des services de photographie et de vidéo à destination des entreprises, associations ou particuliers. Ces prestations peuvent être intégrées à une mission globale (site web, fiche établissement, communication digitale) ou commandées de manière indépendante.

8.7. Les prestations comprennent notamment : portraits professionnels, reportages photo, packshots produits, captation d'événements, tournages promotionnels, interviews, vidéos corporate, capsules réseaux sociaux et montages courts.

8.8. Droits d'auteur et d'utilisation Sauf mention écrite contraire, le prestataire reste titulaire des droits d'auteur sur les œuvres réalisées. Le client bénéficie d'un droit d'usage non exclusif, non transférable et limité à l'exploitation prévue au moment de la commande (site internet, réseaux sociaux, supports print internes, etc.). Toute réutilisation à d'autres fins (publicité externe, presse, campagne média, revente, diffusion télévisuelle ou cinématographique...) ou toute cession des droits à un tiers nécessite un accord écrit préalable et une facturation complémentaire.

8.9. Droit à l'image Le client s'engage à obtenir les autorisations écrites nécessaires auprès des personnes filmées ou photographiées. Le prestataire décline toute responsabilité en cas de réclamation liée au droit à l'image si les autorisations ne sont pas fournies.

8.10. Livraison des fichiers Sauf mention contraire dans le devis, les fichiers livrés sont des fichiers retouchés ou montés au format JPG (pour les photos) ou MP4 (pour les vidéos). Les fichiers bruts (RAW, rushes) ne sont pas fournis sauf demande explicite et facturation complémentaire. Le délai de livraison est précisé au devis ou communiqué par e-mail. En cas d'urgence, un supplément peut être appliqué. 8.10 bis. Capsules vidéo, musiques et voix off Pour les vidéos incluant une bande sonore, Polygraphix Studio fournit une musique libre de droits, accompagnée d'une licence d'utilisation valable exclusivement pour le projet et le support convenus. Toute réutilisation sur un autre support ou dans un autre contexte nécessite une nouvelle licence. Toute voix off est enregistrée uniquement après validation écrite et définitive du texte par le client. Les modifications demandées après enregistrement, ou tout nouvel enregistrement, feront l'objet d'une facturation supplémentaire. Les prestations de montage vidéo incluent jusqu'à deux séries de corrections mineures. Toute correction supplémentaire ou modification majeure non prévue initialement donnera lieu à une facturation complémentaire. Les vidéos incluses dans le devis sont les seules couvertes par le tarif convenu. Toute vidéo supplémentaire réalisée à partir des images captées lors d'une prestation fera l'objet d'un devis séparé, indépendamment du fait que les images aient déjà été tournées.

8.11. Annulation ou report En cas d'annulation de la prestation par le client moins de 72h avant la date prévue, 50% du montant est dû. À moins de 24h, la totalité de la prestation est facturée. En cas de conditions météo rendant la prestation impossible, un report sans frais est envisageable dans un délai de 30 jours maximum, sous réserve de disponibilité. Le prestataire se réserve le droit d'annuler ou reporter une prestation pour raison de force majeure (cf. clause 15).

8.12. Sélection et retouches Le tri, la sélection et la retouche des images sont réalisés par le prestataire seul, selon sa charte qualité. Les demandes de modification importantes non prévues au devis peuvent faire l'objet d'un supplément. Aucun fichier non sélectionné ne sera transmis sauf demande explicite et facturation complémentaire.

8.13. Publication et crédit Sauf refus exprès du client, Polygraphix Studio se réserve le droit d'utiliser et de publier une sélection des créations réalisées (images, vidéos, créations graphiques, sites web, textes, etc.) à des fins de promotion (site internet, portfolio, réseaux sociaux, concours professionnels). En cas de désaccord, le client devra formuler sa demande par écrit.

8.14. Gestion des réseaux sociaux Le client reste seul responsable des contenus (textes, images, vidéos, logos, musiques, etc.) qu'il transmet à Polygraphix Studio pour publication sur ses réseaux sociaux. Le client garantit que ces contenus ne portent pas atteinte aux droits de tiers (droit d'auteur, droit à l'image, marques, etc.) et dégage Polygraphix Studio de toute responsabilité à ce titre. Lorsque Polygraphix Studio est chargée de créer des publications (visuels, vidéos, textes, etc.), le client s'engage à valider les propositions dans les délais convenus afin de permettre leur mise en ligne aux dates prévues. En l'absence de retour du client dans un délai raisonnable, les contenus sont réputés validés tacitement et peuvent être publiés. Toute modification demandée après validation pourra faire l'objet d'une facturation supplémentaire selon le tarif en vigueur. Polygraphix Studio s'engage à publier les contenus aux dates convenues, sous réserve que le client ait fourni l’ensemble des éléments nécessaires dans les délais impartis. Aucun retard ou absence de publication ne pourra être imputé à Polygraphix Studio si les éléments nécessaires n'ont pas été fournis ou validés à temps par le client. La modération et la réponse aux commentaires sont incluses dans le cadre des prestations de gestion des réseaux sociaux, dans une limite indicative de vingt (20) commentaires par mois, telle que précisée au devis. Cette limite a pour seul objectif de prévenir des volumes exceptionnels (par exemple plusieurs centaines de commentaires) et ne constitue en aucun cas un refus de répondre à un commentaire ponctuel supplémentaire. Les prestations vidéo incluses dans un forfait de gestion des réseaux sociaux peuvent être réalisées lors d’une ou plusieurs dates de tournage regroupées, planifiées à l’avance. Sauf mention contraire au devis, aucun tournage mensuel automatique n’est inclus. Le client peut transmettre à Polygraphix Studio des photos ou vidéos réalisées par ses soins (notamment via smartphone) en vue de leur intégration dans les publications ou contenus vidéo, sous réserve qu’il en détienne l’ensemble des droits nécessaires. Polygraphix Studio décline toute responsabilité en cas de litige lié à l’utilisation de contenus fournis par le client. Polygraphix Studio ne peut être tenue responsable d'éventuelles restrictions, suppressions de publications ou de comptes, modifications des conditions d'utilisation ou des algorithmes des plateformes de réseaux sociaux. Aucune garantie de performance (nombre d'abonnés, vues, interactions, ventes, etc.) ne peut être donnée. Les statistiques et résultats dépendent de nombreux facteurs extérieurs à Polygraphix Studio. Les contenus publiés sur les réseaux sociaux du client, y compris lorsqu’ils sont rédigés, préparés ou mis en ligne par Polygraphix Studio, le sont au nom et sous la responsabilité exclusive du client, après validation préalable ou tacite de celui-ci. Le client garantit que l’ensemble des contenus respecte la législation applicable (droit d’auteur, droit à l’image, concurrence, publicité, transparence des contenus sponsorisés, protection des données, etc.). Polygraphix Studio ne pourra être tenue responsable en cas de suppression de publications, de blocage ou de fermeture de compte par une plateforme sociale, ni en cas de sanction administrative ou judiciaire liée aux contenus ou campagnes du client. Toute demande de création, modification urgente, modération spécifique, gestion de crise ou campagne supplémentaire non prévue au devis initial fera l’objet d’une facturation complémentaire selon le tarif en vigueur.

8.15. Prestations d'impression Lorsque Polygraphix Studio organise des prestations d'impression via un prestataire tiers, le client reconnaît que Polygraphix Studio agit exclusivement en tant qu'intermédiaire et n'intervient pas dans le processus de production. Les délais, la qualité d'impression, la conformité des couleurs, les finitions, la quantité livrée et la livraison dépendent exclusivement du prestataire choisi. Polygraphix Studio ne pourra en aucun cas être tenue responsable de tout retard, défaut, variation de teinte, non-conformité, perte ou détérioration survenant lors de la production, du transport ou de la livraison. Toute réclamation relative à l'impression ou à la livraison devra être adressée directement au prestataire d'impression, sans que cela ne suspende ou ne remette en cause les obligations de paiement envers Polygraphix Studio pour la prestation réalisée.

9. Suspension, rétractation, résiliation

9.1. En cas de non-paiement dans un délai de 30 jours après échéance et après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, le prestataire pourra suspendre les services (site, e-mails, fiche Google, gestion des réseaux sociaux, autres prestations en cours) sans autre avertissement.

9.2. Droit de rétractation : Le client peut exercer son droit de rétractation dans un délai de 14 jours à compter de la signature du devis, conformément au Code de droit économique belge. Toutefois, si le client demande expressément que l'exécution du service commence avant la fin de ce délai de 14 jours, il accepte que les frais engagés restent dus, même en cas de rétractation ultérieure. Les frais de démarrage (acomptes, licences achetées, temps déjà passé) ne sont pas remboursés en cas de rétractation après début d'exécution.

9.3. Résiliation anticipée (avant 24 mois) : En cas de résiliation anticipée à l'initiative du client avant le terme de l'engagement de 24 mois, les mensualités restantes jusqu'au terme restent dues.

9.4. Après 24 mois : Résiliation possible par courrier écrit ou e-mail avec préavis de 30 jours.

9.5. Les fichiers remis au client le sont sur demande, des frais techniques pouvant être appliqués. Suppression possible après 30 jours sans réponse du client.

9.6. Frais de rappel et indemnités : À partir de la 4ᵉ échéance impayée, des frais de rappel jusqu'à 7,50€ + frais postaux peuvent être réclamés. À partir du 2ᵉ rappel (14 jours après le 1er), une indemnité forfaitaire sera facturée selon les règles suivantes : a) 20€ si le montant restant dû ≤ 150€ b) 30€ + 10% du solde si entre 150,01€ et 500€ c) 65€ + 5% du solde si > 500€ (plafonné à 2.000€)

10. Maintenance et contrat annuel

10.1. Maintenance technique : CMS, plugins, sauvegardes, mises à jour de sécurité.

10.2. Google Analytics mensuel (selon pack).

10.3. Site bilingue selon devis.

10.4. Contrat annuel d'entretien lié à la date de mise en ligne. Indexation possible chaque année avec préavis de 30 jours.

10.5. Pour les sites e-commerce : La maintenance inclut la surveillance du bon fonctionnement des systèmes de paiement, la vérification régulière des processus de commande, et l'intervention en cas de dysfonctionnement critique détecté. Le prestataire ne garantit toutefois pas une disponibilité 24h/24 ni une intervention immédiate en dehors des heures ouvrables. En cas d'urgence critique (site inaccessible, paiements bloqués), le prestataire s'engage à intervenir dans les meilleurs délais, dans la limite de 24h ouvrables. 10.6 Sauf mention contraire au devis, la maintenance inclut la surveillance, les mises à jour et le support technique limité. Toute demande d’intervention non incluse dans le plan annuel (ex. : ajout de fonctionnalité, refonte graphique, intégration de plugin payant, migration de serveur) fera l’objet d’un devis complémentaire. En cas de non-renouvellement du contrat annuel, le site et le domaine associé sont désactivés au terme d’un délai de 30 jours calendrier suivant la date d’échéance. Passé ce délai, toutes les données (site, fichiers, e-mails, bases de données) peuvent être supprimées sans préavis ni possibilité de récupération. Le domaine, l’hébergement et les licences techniques étant gérés par le prestataire, aucune continuité de service ne peut être garantie sans reconduction expresse du contrat. La remise en ligne ultérieure fera l’objet d’un nouveau devis incluant les frais de réactivation, de restauration et, le cas échéant, de rachat du domaine expiré.

11. Litiges

11.1. Les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Charleroi sont seuls compétents.

11.2. Le droit belge est applicable.

11.3. En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute action en justice.

12. Modifications des CGV

12.1. Le prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGV . Toute modification sera notifiée au client par e-mail ou via l'espace client, avec un préavis de 30 jours. En l'absence d'opposition écrite dans ce délai, les nouvelles conditions seront considérées comme acceptées.

13. Données personnelles (RGPD)

13.1. Les données collectées sont utilisées uniquement dans le cadre de la prestation convenue (commande, facturation, communication).

13.2. Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le client dispose d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de ses données.

13.3. Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande à contact@polygraphix.studio.

13.4. Pour les sites e-commerce : Le client qui exploite un site e-commerce est responsable du traitement des données personnelles de ses propres clients finaux (acheteurs, visiteurs) en tant que responsable de traitement au sens du RGPD. Polygraphix Studio agit comme sous-traitant technique pour la mise en place des outils, mais n'intervient pas dans la gestion quotidienne des données clients finaux ni dans les relations commerciales. Le client s'engage à : Informer correctement ses utilisateurs via une politique de confidentialité adaptée Obtenir les consentements nécessaires (cookies, newsletter, etc.) Respecter les droits des personnes (accès, rectification, suppression, portabilité) Déclarer tout incident de sécurité à l'autorité compétente dans les délais légaux Tenir un registre des traitements si requis par le RGPD Un avenant de sous-traitance RGPD peut être fourni sur demande pour formaliser cette relation.

13.5. Cookies et traceurs Les sites créés par le prestataire peuvent utiliser des cookies et traceurs pour améliorer l'expérience utilisateur, réaliser des statistiques de visite, et assurer le bon fonctionnement des services (paiement, panier, etc.). Une bannière de consentement est mise en place conformément au RGPD. L'utilisateur peut à tout moment modifier ses préférences via les paramètres du site ou de son navigateur. Une bannière de consentement est mise en place conformément au RGPD et à la directive ePrivacy (UE 2002/58/CE). PolyGraphix Studio ne saurait être tenue responsable en cas de non-respect du RGPD par le client (absence de politique de confidentialité, collecte illégale, défaut d’information des utilisateurs, etc.). 13.6 PolyGraphix.studio agit comme sous-traitant technique au sens du RGPD. Le client, en tant que responsable du traitement, est seul responsable de la licéité de la collecte, du contenu et de l’exploitation des données personnelles recueillies via le site. PolyGraphix.studio s’engage à sécuriser ces données et à ne pas les divulguer à des tiers non autorisés.

14. Confidentialité

14.1. Le prestataire s'engage à garder confidentielles toutes les informations et documents transmis par le client dans le cadre de la mission.

14.2. Cet engagement perdure même après la fin de la collaboration.

14.3. Le client s'engage réciproquement à maintenir la confidentialité sur les méthodes de travail, outils propriétaires et savoir-faire du prestataire.

15. Force majeure

15.1. Le prestataire ne pourra être tenu responsable en cas de retard ou d'inexécution de la prestation dus à un cas de force majeure (ex. : catastrophe naturelle, pandémie, conflit armé, panne réseau généralisée, cyberattaque massive, grève des transports ou services essentiels, incendie, inondation, coupure électrique prolongée, défaillance majeure d'un hébergeur ou service tiers, etc.).

15.2. En cas de force majeure, le prestataire informera le client dans les plus brefs délais et proposera, si possible, une solution alternative ou un report des délais.

15.3. Si la situation de force majeure perdure au-delà de 60 jours, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité, moyennant un remboursement au prorata des prestations non réalisées.

16. Archivage des documents

16.1. Conformément à l'article 1348 du Code civil, les devis, contrats, factures et communications entre le client et le prestataire peuvent être archivés sous format électronique. Ces documents électroniques auront la même valeur probante que les originaux papiers.

16.2. Le prestataire conserve ces documents pendant une durée de 10 ans à compter de la fin du contrat, conformément aux obligations comptables et fiscales. 17. Clause spécifique e-commerce - Acceptation des risques Pour tout projet de site e-commerce, billetterie en ligne ou système de réservation avec paiement : 17.1. Le client reconnaît que la mise en place d'un site de vente en ligne comporte des risques techniques inhérents à ce type de projet (bugs logiciels, incompatibilités, problèmes de paiement, erreurs de stock, etc.). 17.2. Le prestataire s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour livrer un site fonctionnel et testé, mais ne peut garantir une absence totale de bugs ou dysfonctionnements, notamment lors des pics de trafic ou en cas de comportements imprévisibles des utilisateurs finaux. 17.3. Phase de tests obligatoire : Conformément à l'article 4.4, une phase de tests d'au moins 2 semaines est obligatoire. Le lancement d'une vente ou d'un événement sans respect de cette procédure de validation se fait aux risques et périls du client. 17.4. Support post-lancement : Le prestataire s'engage à corriger les bugs majeurs bloquants dans les meilleurs délais suivant le signalement (dans la limite de 24h ouvrables pour les urgences critiques). Les bugs mineurs ou améliorations fonctionnelles pourront faire l'objet d'une intervention différée ou d'un devis complémentaire selon leur nature. 17.5. Limitation de responsabilité : En cas de dysfonctionnement du site entraînant une perte de chiffre d'affaires pour le client, la responsabilité du prestataire est limitée au montant des sommes effectivement perçues pour la création du site. Le prestataire ne peut être tenu responsable des pertes d'exploitation, manques à gagner, préjudice d'image ou tout autre dommage indirect. 17.6 Le client reconnaît avoir été informé que toute plateforme numérique, même correctement configurée, peut présenter des risques résiduels liés à la sécurité, la compatibilité ou les mises à jour de tiers. En conséquence, il accepte que le prestataire soit soumis à une obligation de moyens et non de résultat quant à la disponibilité, la sécurité ou la performance du site. 18. Acceptation des conditions La signature du devis ou le paiement de l'acompte vaut acceptation expresse et sans réserve des présentes conditions générales de vente et de prestations. Le client reconnaît avoir pris connaissance de l'intégralité de ces conditions, les avoir comprises, et les accepter pleinement. La signature d’un devis, d’un bon de commande ou le versement d’un acompte implique l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente. Polygraphix Studio