Politique de
Confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité explique comment Polygraphix Studio collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des visiteurs, prospects et clients dans le cadre de l'utilisation du site https://polygraphix.studio et des services proposés.

Polygraphix Studio s'engage à traiter les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), applicable depuis le 25 mai 2018, ainsi qu'à la législation belge relative à la protection des données personnelles.

2. Responsable du traitement

Polygraphix Studio
Responsable : Daniel Wéry
Rue Chaussée 142 — 6141 Forchies-la-Marche — Belgique

Numéro d'entreprise / BCE : 0798.681.370 — TVA : BE0798.681.370

Contact : contact@polygraphix.studio — +32 490 20 77 71

3. Données personnelles collectées

Selon les interactions avec le site ou les services, Polygraphix Studio peut collecter notamment :

• nom et prénom ; nom de l'entreprise ;
• numéro d'entreprise ou de TVA ;
• adresse postale ou de facturation ;
• adresse e-mail ; numéro de téléphone ;
• informations transmises via les formulaires de contact ou de devis ;
• données nécessaires à l'établissement d'offres, devis, contrats ou factures ;
• contenus fournis dans le cadre d'une prestation : textes, images, logos, documents ;
• données de navigation, statistiques de visite, cookies (selon préférences) ;
• données liées à l'inscription à une newsletter.

Polygraphix Studio ne collecte pas volontairement de données sensibles au sens du RGPD, sauf si transmises spontanément par l'utilisateur.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles peuvent être utilisées pour :

• répondre aux demandes de contact ou de devis ;
• assurer le suivi commercial et la relation client ;
• exécuter les prestations commandées ;
• gérer la facturation et la comptabilité ;
• respecter les obligations légales et fiscales ;
• créer et maintenir un site internet, une fiche ou une campagne digitale ;
• envoyer une newsletter (sur consentement) ;
• améliorer le site et mesurer l'audience ;
• sécuriser le site et prévenir les abus ;
• gérer les litiges, impayés ou réclamations.

5. Bases légales des traitements

Exécution d'un contrat ou mesures précontractuelles — lors d'une demande de devis, acceptation d'une offre ou commande d'une prestation.

Respect d'une obligation légale — pour la facturation, la comptabilité et les obligations fiscales.

Intérêt légitime — pour le suivi commercial, la sécurisation du site et la défense des droits.

Consentement — pour la newsletter, les cookies non essentiels ou certaines communications. L'utilisateur peut retirer son consentement à tout moment.

6. Formulaires de contact et demandes de devis

Les informations transmises via les formulaires sont utilisées pour répondre à la demande, recontacter l'utilisateur, établir un devis ou assurer un suivi commercial.

L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour.

7. Newsletter et communications commerciales

Sur inscription volontaire, Polygraphix Studio peut utiliser l'adresse e-mail de l'utilisateur pour lui transmettre des informations, actualités ou offres liées à ses services.

Désinscription possible à tout moment via le lien dans les e-mails ou à : contact@polygraphix.studio

Polygraphix Studio peut utiliser un service tiers d'e-mailing tel que MailerLite.

8. Cookies et traceurs

Le site peut utiliser des cookies pour assurer son bon fonctionnement, mesurer l'audience et améliorer l'expérience utilisateur.

Les cookies strictement nécessaires peuvent être déposés sans consentement. Les cookies non essentiels (analytiques, statistiques, publicitaires) ne sont déposés qu'après consentement de l'utilisateur.

L'utilisateur peut accepter, refuser ou modifier ses préférences via le bandeau de consentement ou configurer son navigateur.

9. Données de navigation et statistiques

Lors de la navigation, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement : adresse IP, type de navigateur, appareil, système d'exploitation, pages consultées, durée de visite, source de trafic.

Ces données sont utilisées à des fins de sécurité, de mesure d'audience et d'amélioration du site.

10. Données transmises dans le cadre des prestations

Polygraphix Studio peut recevoir des données professionnelles fournies par ses clients : textes, images, vidéos, logos, accès à des outils tiers, informations de connexion.

Le client reste responsable des données qu'il transmet et garantit disposer des droits et bases légales nécessaires.

11. Sous-traitants et services tiers

Polygraphix Studio peut faire appel à des prestataires tiers notamment :

• Hébergeur : Hostinger International Limited ;
• CMS : WordPress ;
• Analyse : Google Analytics, Google Site Kit ;
• SEO : Rank Math ou équivalent ;
• E-mailing : MailerLite ou équivalent ;
• Messagerie : Google Workspace, Microsoft 365 ou Hostinger Mail ;
• Plateformes sociales : Facebook, Instagram, LinkedIn.

Ces prestataires n'ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à leur mission.

12. Hébergement des données

Hostinger International Limited
61 Lordou Vironos str. — 6023 Larnaca — Chypre
compliance@hostinger.com — www.hostinger.com

Lorsque des données sont transférées hors de l'Espace économique européen, Polygraphix Studio veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément au RGPD.

13. Durées de conservation

À titre indicatif :

• Données prospects : jusqu'à 3 ans après le dernier échange significatif ;
• Données client : pendant la durée de la relation contractuelle ;
• Devis, factures et documents comptables : durée légale applicable ;
• Newsletter : jusqu'au désabonnement ou retrait du consentement ;
• Données nécessaires à la défense des droits : pendant la durée de prescription.

14. Sécurité des données

Polygraphix Studio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables : HTTPS, mots de passe sécurisés, mises à jour régulières, sauvegardes, limitation des accès et outils de sécurité.

Aucun système informatique connecté à internet ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

15. Violation de données

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, Polygraphix Studio prendra les mesures nécessaires conformément au RGPD, notamment la notification à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures lorsque les conditions sont réunies.

16. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• droit d'accès à ses données ;
• droit de rectification ;
• droit d'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer son consentement ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente.

Ces droits s'exercent à : contact@polygraphix.studio

17. Réclamation auprès de l'Autorité de protection des données

En cas de litige, l'utilisateur peut introduire une réclamation auprès de :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35 — 1000 Bruxelles — Belgique
www.autoriteprotectiondonnees.be

18. Données des mineurs

Le site et les services de Polygraphix Studio ne sont pas destinés spécifiquement aux mineurs. Polygraphix Studio ne collecte pas volontairement de données personnelles relatives à des mineurs sans autorisation appropriée.

19. Réseaux sociaux

Polygraphix Studio peut être présente sur Facebook, Instagram, LinkedIn et d'autres plateformes. Lorsque l'utilisateur interagit via ces plateformes, certaines données peuvent être traitées conjointement.

L'utilisateur est invité à consulter les politiques de confidentialité de chaque réseau social.

20. Contenus photographiques et audiovisuels

Dans le cadre de ses prestations photo/vidéo, Polygraphix Studio peut traiter des images ou enregistrements représentant des personnes identifiables, uniquement selon les autorisations obtenues et les conditions définies dans le devis ou contrat.

Sauf opposition écrite, Polygraphix Studio peut utiliser certaines réalisations à des fins de portfolio ou de communication professionnelle, dans le respect des droits applicables.

21. Décision automatisée

Polygraphix Studio ne prend pas de décision produisant des effets juridiques sur la seule base d'un traitement automatisé. Certains outils (SEO, analytiques, IA) peuvent être utilisés comme aide à l'analyse, sans remplacer une décision humaine.

22. Modification de la politique de confidentialité

Polygraphix Studio se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation.